Od 1 listopada 2026 roku weszły w życie przepisy, które rozszerzają zakres danych przekazywanych do NFZ przez szpitale. Szpitale będą musiały przekazywać dane dotyczące grafików personelu do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą harmonogramy. Już 23 listopada o godzinie 12 eksperci Formedis i Movity organizują webinar, podczas którego opowiedzą o najważniejszych zmianach w przepisach oraz zaprezentują program ułatwiający zarządzanie grafikiem personelu.
Co muszą przekazywać szpitale?
NFZ otrzymuje nie tylko dane o personelu przypisanym do realizacji umowy, ale również:
- harmonogramy pracy osób wykonujących zawody medyczne,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- informacje pozwalające powiązać konkretną osobę wykonującą zawód medyczny z określonym czasem realizacji świadczeń,
- dane raportowane w układzie godzinowym, a nie jedynie tygodniowym.
Termin przekazania danych
Szpitale muszą przekazywać dane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą harmonogramy.
Jaki jest cel zmian?
Ministerstwo Zdrowia i NFZ wskazują przede wszystkim na:
- identyfikację przypadków tzw. bilokacji, czyli wykazywania pracy tej samej osoby w kilku podmiotach w tym samym czasie,
- zwiększenie wiarygodności rozliczeń świadczeń z NFZ,
- poprawę kontroli dostępności personelu medycznego realizującego świadczenia finansowane ze środków publicznych.
Co grozi za brak raportowania?
Projekt przewiduje możliwość stosowania przez NFZ mechanizmów sankcyjnych wynikających z umów z Funduszem, w tym kar umownych za niewykonywanie obowiązków sprawozdawczych lub wykonywanie ich nieterminowo.
Co to oznacza praktycznie dla szpitali?
Dyrektorzy powinni już teraz zweryfikować:
- Czy system kadrowo-grafikowy pozwala generować harmonogramy w układzie godzinowym.
- Czy istnieje zgodność danych pomiędzy grafikiem pracy a raportowaniem do NFZ.
- Czy umowy z lekarzami kontraktowymi i personelem umożliwiają prawidłowe ewidencjonowanie czasu realizacji świadczeń.
- Czy systemy HIS/ERP umożliwiają eksport danych wymaganych przez NFZ
Dopuszczalne sposoby przekazywania danych
NFZ przewidział trzy kanały:
- Usługi integracyjne NFZ (webservice) wykorzystujące strukturę XML CZPR.
- Import pliku XML CZPR do Portalu Świadczeniodawcy / SZOI.
- Ręczne wprowadzanie danych w Portalu Świadczeniodawcy / SZOI.
Jaka jest struktura raportu?
NFZ opublikował format XML CZPR (Czasu Rzeczywistej Pracy / Zestawienia Obecności Personelu) służący do przekazywania:
- identyfikacji osoby wykonującej zawód medyczny,
- miejsca udzielania świadczeń,
- dnia obecności,
- godziny rozpoczęcia obecności,
- godziny zakończenia obecności.
Co faktycznie ma być raportowane?
Nie harmonogram planowany, ale rzeczywista obecność osoby wykonującej zawód medyczny. Raport ma zawierać:
- dzień obecności,
- godzinę wejścia/rozpoczęcia pracy,
- godzinę wyjścia/zakończenia pracy,
- miejsce udzielania świadczeń,
- osobę wskazaną w harmonogramie umowy z NFZ.
Termin pierwszego raportu
Nowe przepisy obowiązują od 1 listopada 2026 r., zaś pierwszy raport za listopad należy przekazać do 20 grudnia 2026 r. Następne raporty muszą być składane do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca.
Co oznacza to dla szpitali informatycznie?
W praktyce większość szpitali będzie musiała zapewnić możliwość wygenerowania z systemu kadrowego/HIS pliku XML zgodnego ze schemą CZPR albo wdrożyć narzędzie do ręcznego raportowania w SZOI. Sam grafik pracy nie będzie wystarczający, ponieważ NFZ wymaga raportowania rzeczywistej obecności, a nie wyłącznie harmonogramu.